ארכיון דיגיטלי - ושודדי התיבה האבודה 

מהו ארכיון דיגיטלי? מדובר במערכת תוכנה המאפשרת לכל משרד וארגון לעבוד ללא נייר. באמצעות פרוצדורה מדורגת שנבנית לאורך זמן, הארגון עובד כאשר המסמכים נשמרים ומנוהלים בצורה דיגיטלית. למערכת ארכיון דיגיטאלי יתרונות רבים. באמצעות שימוש בארכיון דיגיטלי חוסכים כסף, זמן ומקום. במקום לבזבז זמן יקר בחיפוש פיזי של מסמך נייר בין אלפי המסמכים, מערכת ארכיון דיגיטלי מאפשרת למצוא את המסמך הרצוי בשניות.

ארכיון דיגיטלי – הכספת הפרטית שלך

אחד היתרונות החשובים בעבודה עם ארכיון דיגיטלי הוא נושא אבטחת המידע. חשוב שהארגון ישמור על הידע שלו ב"כספת" בלתי ניתנת לפתיחה. במצבים של פריצה לארגון וגניבה פיזית של מסמכים חשובים עלול להיגרם נזק רב. גם במקרי אסון ופגיעה כגון אסון התאומים כל המידע הרב אובד וקשה מאוד לשחזור. לעיתים ארגונים מצלמים כל מסמך ומתייקים אותו פעמיים. בנוסף, הם שולחים את מסמכי המקור לאכסון בבתי גניזה. מהלך זה חשוב מאוד והוא אכן יוצר גיבוי רב ערך למסמכי הארגון, אך האם די בכך. ומה יקרה אם קלסר אחד המאוכסן בבית גניזה יאבד? מה תעשה אם לא היה לך גיבוי דיגיטלי למסמך אחד קטן אך רב ערך?

להבדיל מארכיון נייר או ארכיון מסמכים סטנדרטי שהגישה אליו פתוחה כמעט לכל אחד, כשעובדים עם ארכיון דיגיטלי שהוגדרו בו הרשאות אבטחה מתאימות, הגישה מותרת רק למי שתחליט. אתה תקבע מה ייראה כל בעל תפקיד בארגון ומה אסור לו לראות.בדרך זו אתה מגביר את אבטחת המידע ושומר על הנכס החשוב ביותר שלך – הידע.

ארכיון דיגיטלי – גיבוי רב שכבתי

אם נקטת בהליך של סריקת מסמכים ושמרת אותם בארכיון דיגיטלי ממוחשב, ויש לך גיבוי של כל הקבצים הסרוקים במחשבי הארגון, באתרים מרוחקים ובמדיה דיגיטלית מגוונת – יש לך גיבוי רב שכבתי. זו בדיוק הסיבה שבניית מערכת ארכיון דיגיטלי תאפשר לך לישון בשקט.

גם אם יגרם נזק למחשב כלשהו עם המידע הספציפי, עדיין תוכל לגשת למידע המאוחסן במקומות אחרים. סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי מאפשרת לך לקבוע הרשאות מתאימות לצפייה במסמכים, לשינוי, לפתיחה, למשלוח ועוד. אתה קובע מי ייחשף למידע.

ארכיון דיגיטלי – חסכון בנייר ומקום

לכל ארגון יש עלויות קבועות. ככל שמשרדי החברה גדולים יותר, השכירות שהארגון משלם רבה יותר. כנ"ל גם לגבי הארנונה והחשמל. כל ארגון נתקל במוקדם או במאוחר בכאב ראש מוכר: צבירת ניירת התופסת שטח אכסון יקר. בכל ארגון כמעט מוקצה אזור נפרד לאכסון קלסרי המסמכים הרבים. לעיתים זו ספריה אחת ולעיתים יש צורך בעשרות מטרים ואף יותר. כפי שהוזכר, שטח משרד עולה כסף.

דמיין שאת כל הקלסרים הללו תוכל לרכז בתקליטור אחד קטן, מה יהיה החיסכון שלך מכך. ולא הזכרנו את כוח האדם המטפל בסידור המסמכים בקלסרים ושליפתם בשעת הצורך.

מעבר לארכיון דיגיטלי מאפשר חסכון רב במקום. במקום חדרים שלמים עם מסמכי נייר, סריקת מסמכים ושמירתם על גבי המחשב בתיקיות דיגיטליות או בתקליטורים. בדרך זו יתפנה לך שטח אחסון יקר ותוכל לחסוך כסף רב.